5 maneiras de ser mais organizado

5 maneiras de ser mais organizado

Acha que é desorganizado? Durante anos, não tive nenhum calendário, nenhuma lista de tarefas, nenhum sistema para fazer anotações. O caos reinou. Tudo viveu - ou morreu - na minha cabeça. Eu me perdia em aniversários, deixava recados e acordava à noite, em pânico, lembrando-me de algo que tinha para entregar no dia seguinte. Além disso, manter tudo na minha cabeça queimava uma valiosa energia mental, que poderia ter sido aproveitada para realmente fazer as coisas.

Chega, pensei recentemente. Eu sou um homem crescido - preciso colocar minha vida em ordem. Então, pesquisei as melhores ferramentas, experimentei-as e, acredite ou não, agora estou surpreendentemente organizado.

Se você também quiser colocar seus patos proverbiais em uma fileira, tente o método de cinco etapas que usei.

Etapa 1: Encontre o sistema organizacional certo

Recomendação: Fazendo as Coisas

Quando se trata de produtividade, primeiro você precisa encontrar um sistema de orientação geral - em seguida, adicione as ferramentas e aplicativos específicos para colocá-lo em prática.

Há muito por onde escolher, como a Técnica Pomodoro, em que você trabalha em rajadas de 25 minutos, faz uma pausa e depois trabalha novamente por 25 minutos e assim por diante. Há também a famosa Matriz de Eisenhower (popularizada pelo livro Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes ), que o faz depositar tarefas em quadrantes rotulados como Urgente, Importante, Não Urgente, Não Importante - mas por mais inteligente que pareça, descobri que gastei mais tempo tentando escolher o quadrante certo para uma tarefa do que realmente fazendo.

O sistema no qual passei a confiar é explicado no livro clássico de David Allen Fazendo as Coisas , popularmente conhecido como GTD. Sua filosofia é simples, mas furtivamente poderosa: limpe sua cabeça e execute um despejo cerebral de tudo o que você precisa fazer; dividir grandes projetos em partes gerenciáveis; concentre-se apenas nas tarefas em questão; e, finalmente, revisão.

Portanto, em vez de se sentir oprimido pelas 137 coisas que você tem em mãos, com o GTD você se concentra apenas na única coisa que pode fazer naquele momento - então, faça.

Etapa 2: escolha o aplicativo certo para implementar o sistema

Recomendações : Coisas (iOS), Todoist (Android / Windows)

Agora que você tem um sistema, precisa das ferramentas certas para colocá-lo em movimento.

Para aqueles no ecossistema iOS, é Things, um aplicativo suave que é um prazer de usar. Isso é importante, pois aproveitar significa que você terá mais chances de usá-lo. Até o tutorial é uma delícia. É fácil ver como os projetos se dividem em subprojetos, tarefas e mini listas de verificação. Tudo sincronizado em todos os seus dispositivos - computador, iPad, smartphone - se funde com o seu calendário e, em seguida, oferece suas tarefas exatamente quando você precisa delas.

Usando o Things, eu fiz meu despejo cerebral e desfiz todas as várias tarefas que me estressaram sobre um livro que eu estava escrevendo (Revise Ch. 3, Find 2nd source, Restock beer) e as agrupei em projetos (Pesquisa) e subprojetos (Realizar entrevistas, revisão da transcrição).

E assim eu tive clareza. Era melhor do que uma cerveja gelada depois de um ótimo sexo.

Nota: com um custo único de $ 49 para um Mac, $ 20 para um iPad e $ 10 para um iPhone, é caro, mas vale a pena.

Para usuários de Android / Windows, você tem uma opção gratuita: Todoist. A interface pode não ser tão elegante quanto o Things, mas você obtém a maior parte da mesma funcionalidade, incluindo sinos e assobios como ferramentas de colaboração, sincronização em todos os dispositivos e até mesmo um lembrete de GPS para, digamos, comprar leite ao passar em uma mercearia - não mais voltando para casa de mãos vazias.

Etapa 3: consolide suas notas

Recomendações : Suportar (iOS) Evernote (Android / Windows)

Antigamente, se eu tivesse que anotar um lembrete - detalhes do voo, notas de trabalho, uma receita - eu poderia enviar por e-mail para mim mesmo, rabiscar em um pedaço de papel que eu perderia em breve, ou pintar na minha mão, onde terminaria suado e ilegível.

Isso foi antes de eu descobrir o Bear. Leve, rápido e fácil para os olhos, o Bear sincroniza do telefone iOS para laptop para tablet e permite que você insira facilmente texto aleatório, fotos, recortes da Web - qualquer coisa que você precisar - por apenas US $ 1,50 por mês.

Organização é um estalo. Você pode espalhar algumas hashtags em suas notas (como #receipts, #travel, #gym, #charity) e usá-las para buscá-las mais tarde. Bônus: você pode fixar notas no topo - muito útil se, por exemplo, você estiver viajando e precisar de instruções ou um número de confirmação rapidamente.

Para usuários de Android / Windows, opte pelo Evernote, o avô dos aplicativos de anotações. É tão poderoso que às vezes pode parecer opressor, mas irá absorver todos os seus documentos e fragmentos, proporcionando fácil acesso a tudo em um só lugar conveniente.

Para os românticos que ainda amam rabiscar notas, o Evernote tem parceria com a Moleskine para permitir que você escreva seus pensamentos em um diário e, em seguida, envie-os digitalmente para o cofre do Evernote. Liso.

O plano básico do Evernote, com 60 MB de uploads por mês e sincronização entre dois dispositivos (para mais, basta usar o navegador da Web), é gratuito; mas se você for enviar muitos clipes da Web - um dos melhores recursos do Evernote - você pode optar pelo nível Plus de $ 35 / ano.

Etapa 4: Promova os aplicativos

Claro, as ferramentas são inúteis se forem ignoradas, então você precisa torná-las parte de sua rotina.

Adicionei Things e Bear ao dock do meu telefone e agora os uso mais do que qualquer outro aplicativo. Todas as manhãs abro o Things para obter a lista de acertos do dia e, quando percebo, Oh, droga, preciso fazer isso e aquilo, rapidamente jogo o item na minha caixa de entrada do Things.

Se minha irmã menciona algo que desperta uma ideia para um presente de aniversário, eu normalmente esqueço o mais rápido possível - agora coloco no Bear rotulando como # presentes.

Etapa 5: Faça uma revisão semanal

Um componente importante do GTD: pelo menos uma vez por semana, analise profundamente seus objetivos, prioridades e como você gasta seu tempo. Pule esta etapa e você acaba correndo de tarefa em tarefa, raramente avaliando o que é importante. Há uma vantagem em fazer isso: ao reavaliar e reavaliar projetos, você começa a pensar em todas as coisas que poderia estar realizando, não apenas no mínimo. Existe um efeito de halo.

Exemplo: Enquanto brincava com as coisas, adicionei um grupo chamado Família / Amigos e pensei no que eu poderia fazer mais - talvez manter um contato melhor? Tarefa recorrente: Ligue para alguém dessa lista uma vez por semana. Eu até adicionei um projeto para o Growth e lancei em tarefas como Explorar um maldito museu. (Dica profissional: injetar palavrões aumenta a probabilidade de você realizar a maldita tarefa.)

Vou fazer todos eles? Provavelmente não. Mas tudo bem. Não é uma panacéia, mas é um progresso.

Jeff Wilser é o autor de O livro de Joe: a vida, a inteligência e (às vezes acidental) a sabedoria de Joe Biden , nas lojas em 24 de outubro.

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